Un contrat de restauration joue un rôle important dans la réussite d’un événement. Que vous signiez un contrat pour une affaire générale ou pour un événement plus spécifique comme un mariage, l’objectif de tout contrat de restauration est de préciser les responsabilités de chacune des parties concernées.

Nourriture et services fournis

Pour préparer le terrain en vue d’un événement réussi, votre contrat de traiteur doit comprendre une section détaillée couvrant les éléments du menu traiteur et les autres services dont le traiteur est responsable, notamment :

  • Menu à servir. La nourriture à fournir par le traiteur doit être décrite en détail dans le contrat. Cela comprend non seulement le menu principal, mais aussi tous les amuse-gueule ou collations qui pourraient être servis au préalable, ainsi que les boissons.
  • Remplacements et substitutions. Le contrat doit prévoir toute substitution de nourriture qui pourrait être nécessaire ainsi que des plats de remplacement pour répondre aux besoins des clients qui ont des allergies alimentaires ou des restrictions diététiques, telles que des préférences végétaliennes, végétariennes ou casher.
  • Le type de service alimentaire. Dans la plupart des cas, les traiteurs fournissent non seulement la nourriture pour un événement mais aussi le service de cette nourriture, comme un repas assis ou un buffet. Le contrat de traiteur doit clairement décrire la manière dont les aliments et les boissons doivent être servis.
  • Les restes de nourriture et de boissons. Le contrat doit comprendre une disposition décrivant la manière dont les restes doivent être traités.
  • Questions de personnel. Le contrat de restauration doit également couvrir les questions importantes de personnel, telles que le rapport entre le personnel de restauration et les invités et les exigences en matière de code vestimentaire ou d’uniformes du personnel.
  • Les articles ou services supplémentaires fournis. Le document doit décrire clairement tout équipement ou article que le traiteur doit fournir, tels que la verrerie, les ustensiles, l’emballage alimentaire réutilisable  et le linge de table. Les services supplémentaires à fournir par le traiteur – par exemple, l’installation avant l’événement et le nettoyage après – doivent également être définis dans le contrat.

Honoraires et calendrier de paiement

Le contrat de restauration doit préciser en détail les honoraires pour les repas et les services fournis par le traiteur. Par exemple, en plus du coût de chaque plat prévu pour le repas principal, le contrat doit comprendre des dispositions relatives à des questions telles que le taux horaire de tout le personnel du traiteur travaillant sur l’événement, les frais pour les invités supplémentaires au-delà de ce qui était prévu, les frais associés aux substitutions de menu et autres adaptations de la nourriture requises par les invités, les heures supplémentaires ou les frais supplémentaires, et les frais pour toute nourriture ou tout service supplémentaire ou additionnel non inclus dans le prix de base.

Les contrats de restauration comprennent généralement aussi un calendrier de paiement. La plupart des traiteurs exigent un acompte au moment de la signature du contrat, un autre versement à un moment précis avant la date de l’événement, et un dernier versement à effectuer après l’événement, lorsque les frais supplémentaires pour les services supplémentaires peuvent être calculés.